چگونه زمان را مدیریت کنیم؛ تکنیک های مدیریت زمان

همه ما روزی با مشکلات ناشی از مدیریت زمان دست و پنجه نرم کردیم. تصور کنید هر روز صبح خیلی خوشحال و خوش‌بین روز خود را آغاز می‌کنید، به این امید که نه تنها تمام ضرب‌العجل‌های کاری خود را انجام دهید، بلکه به باشگاه خود هم برسید و تمام کارهای شخصی و خانه را نیز تمام و کمال انجام دهید. اما شاید چیزی که در حقیقت اتفاق می‌افتد با آن چیزی که در ذهن شماست، تفاوت داشته باشد. هر روز صبح دیر از خواب بلند می‌شوید، به ترافیک برخورد می‌کنید و در نهایت نیز با تأخیر وارد محل کار خود می‌شوید.

اما این پایان ماجرا نیست. پروژه‌هایی که در دست شما است مرتب تأخیر می‌خورد، جلسه پشت جلسه را از دست می‌دهید و در نهایت، از آخرین جلسه که خارج می‌شوید و وارد جلسه با سرپرست می‌شوید تازه شروع به بررسی ایمیل‌ها می‌کنید. این وضعیت اصلا وضعیت خوشایندی نیست و خب در نهایت می‌تواند زندگی شخصی و حرفه‌ای شما را دچار چالش کند.

خبر خوب این است که راه‌هایی برای مدیریت زمان وجود دارد که می‌توانید با کمک آنها، این مشکلات را حل کنید. در واقع شما باید زمان را در دست خود بگیرید، نه اینکه اجازه دهید زمان شما را مدیریت کند.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان فرآیند برنامه ریزی و کنترل میزان زمان برای صرف فعالیت‌های خاص در روز، هفته، ماه و سال است. مدیریت زمان اصولی و درست، به فرد این امکان را می‌دهد که در مدت زمان کوتاه‌تری کارهای بیشتری انجام دهد، استرس را کاهش دهد و خب در نهایت موفقیت شغلی را تجربه کند.

بدون مدیریت قوی زمان، کار و رفاه شما ممکن است دچار چالش و آسیب شوند و منجر به موارد زیر شود:

• تولید کار بی کیفیت
• از دست دادن ضرب‌العجل‌ها
• افزایش سطح استرس
• از بین بردن تعادل بین کار و زندگی
• صدمه زدن به شهرت حرفه‌ای خود

مدیریت زمان چیزی است که برخی از افراد با آن چالش دارند، در حالی که دیگران در آن خبره هستند و به صورت حرفه‌ای آن را در کار و زندگی خود اجرا می‌کنند. مهم نیست برای مدیریت زمان کار خاصی بلد باشید و یا اینکه برای آن دانشگاه بروید، برای اینکه واقعاً بر این مقوله مسلط شوید، باید بدانید که چگونه آن را انجام دهید.

زمان مقوله‌ای پیچیده و در عین حال مشکل سازی است. بنابراین، مهم است که بدانید چگونه کار و فعالیت‌های روزانه خود را متناسب با زمان پیش ببرید. اگر با مدیریت زمان خود مشکل دارید در ادامه این مقاله، تکنیک‌های مدیریت زمان را ارائه خواهیم داد که حتما به شما کمک خواهند کرد.

چرا به مدیریت زمان نیاز داریم؟

مدیریت زمان بسیار مهم است، زیرا به شما کمک می‌کند روز کاری خود را به صورت حرفه‌ای مدیریت کنید تا بتوانید وظایف کاری را بدون به خطر انداختن تعادل بین کار و زندگی خود انجام دهید. در ادامه هفت مزیت مدیریت صحیح زمان را عنوان خواهیم کرد:

بهبود عملکرد

هنگامی که یاد می‌گیرید زمان را برای تمام کارهای مهم خود محدود کنید، به یک بلوغ فکری در مورد انجام به نوبت کارها بر اساس اولویت می‌رسید و به طبع، عملکرد بهتری در آنها از خود نشان خواهید داد. وقتی برنامه‌ای برای دنبال کردن داشته باشید، احتمالاً متوجه خواهید شد که زمان کمتری را صرف تصمیم‌گیری در مورد اینکه الان چه کاری باید انجام دهم و یا کدام کار را باید به تعویق بیندازم، می‌کنید و بیشتر زمان خود را صرف انجام کارهای مهم می‌کنید. مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند فقط روی کارهای اساسی پیش روی خود تمرکز کنید و از حواس پرتی‌های وقت گیر جلوگیری کنید.

ارائه بهتر کار

وقتی فکر و ذهن شما این نباشد که سریع کارها را به ضرب‌العجل خود برسانید، می‌توانید تلاش بیشتری برای کارهای خود داشته باشید و البته زمان برای انجام درست کارها داشته باشید. مدیریت زمان به شما کمک می‌کند وظایف خود را اولویت بندی کنید تا مطمئن شوید که زمان کافی برای تکمیل هر پروژه در اختیار دارید. کیفیت کار شما زمانی افزایش می‌یابد که برای تکمیل آن عجله‌ای نداشته باشید.

تحویل به موقع کار

مدیریت صحیح زمان شامل تخصیص زمان به تمام کارها در جدول زمان بندی می‌شود. بسیاری از افراد از مدیریت زمان استفاده می‌کنند تا پروژه‌ای را سر زمان مقرر به اتمام برسانند یا آن را زودتر از موعد تحویل دهند تا در صورت بروز هرگونه چالش، زمان برای رفع مشکل را داشته باشند. اگر زمان مورد نیاز برای تکمیل کار خود را به درستی برنامه ریزی کنید، می‌توانید کارها را سر زمان مقرر تحویل دهید.

کاهش استرس

وقتی برای وظایف خود هم در کار و هم در زندگی شخصی خود برنامه ریزی انجام دهید و به آنها زمان اختصاص دهید، دیگر استرسی برای انجام به موقع آنها نخواهید داشت. مدیریت خوب زمان می‌تواند به شما کمک کند لیست کارهای خود را اولویت بندی کنید و زمان مورد نیاز را برای مهم‌ترین وظایف خود کنار بگذارید؛ بنابراین دقیقاً می‌دانید چه کاری باید انجام دهید و چقدر زمان برای تکمیل تمام کارها نیاز دارید. اولویت بندی وظایف و تخصیص زمان کافی برای انجام آنها، می‌تواند به کاهش سطح استرس شما کمک کند.

دسترسی به فرصت‌های شغلی بهتر

مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند تا به یک کارمند قابل اعتماد تبدیل شوید که همیشه کار با کیفیت بالا را در موعد مقرر تحویل می‌دهد. این کار ارزش شما را در میان تمام افراد افزایش می‌دهد و شهرت حرفه‌ای شما را نیز بهبود می‌بخشد، که در نهایت می‌تواند منجر به این شود تا فرصت‌های شغلی جدید برای پیشرفت شغلی پیش روی خود داشته باشید.

افزایش اعتماد به نفس

هنگامی که زمان خود را به درستی مدیریت کنید و با موفقیت به ضرب‌الاجل‌های خود برسید، احساس موفقیت و اعتماد به توانایی‌های خود خواهید داشت. اتمام مستمر فهرست کارهای روزانه یک انگیزه بزرگ برای شما خواهد بود که شما را وادار می‌کند تا مهارت‌های خود در مدیریت زمان را افزایش دهید و فرصت‌های شغلی جدیدی را به دست آورند.

انجام کار به صورت کارآمدتر

هنگامی که بدانید چگونه زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید، تمرکز بیشتری روی کار خواهید داشت که به شما این امکان را می‌دهد تا زمان کمتری از دست بدهید و کارهای بیشتری انجام دهید. به عنوان مثال، زمانی که تنها پانزده دقیقه برای یک جلسه مهم زمان دارید، به جای اینکه سراغ انجام کارهای یک پروژه بزرگ بروید می‌توانید چند کار کوچک را در آن زمان انجام دهید و کارهای بزرگتری را که نیاز به نیروی فکری بیشتری دارند را در زمانی انجام دهید که فرصت زیادی دارید. شما با مدیریت صحیح زمان می‌تواند کار خود را کارآمدتر کار کنید تا با زمان کمتری به انجام کارهای بیشتری برسید.